Perbesar

Penyebab dan cara mengatasi masalah email dalam antrean tidak terkirim

Siapa di antara kita yang belum pernah menghadapi masalah email yang menjengkelkan? Anda duduk di depan layar komputer, ingin mengirim pesan penting kepada seseorang, dan dengan penuh harapan, Anda mengklik tombol “Kirim”. Tapi tiba-tiba, ada sesuatu yang tidak beres. Email yang seharusnya mencapai tujuannya dengan cepat, malah mengalami nasib yang tidak mengenakkan – email bounce!

Tentu saja, ini adalah momen yang bisa membuat kita merasa frustrasi. Apa sebenarnya yang terjadi? Email bounce adalah kondisi di mana pesan elektronik yang Anda kirim gagal mencapai penerima yang dituju. Tiba-tiba, Anda menerima notifikasi yang agak mengejutkan dari Mail Delivery System ([email protected]), memberi tahu Anda bahwa email Anda tidak berhasil dikirimkan.

Namun, jangan khawatir terlalu banyak. Meskipun email bounce bisa menjadi masalah yang menjengkelkan, kami di sini untuk membantu Anda memahami penyebabnya dan memberikan solusi yang mungkin dapat Anda terapkan. Mari kita telusuri bersama apa yang sebenarnya terjadi saat email dalam antrean tidak terkirim dan bagaimana cara mengatasinya.

7 Penyebab masalah masalah email dalam antrean dan tidak terkirim

1. Invalid email address atau alamat email yang dituju salah

Penyebab utama dari pesan kesalahan ini adalah kesalahan manusia yang kecil namun bisa berdampak besar. Pertama-tama, periksa kembali apakah Anda telah menuliskan alamat email dengan benar. Ya, hal sekecil itu bisa memengaruhi segalanya. Satu angka atau huruf yang kurang atau kelebihan bisa menjadi perangkap bagi email Anda. Jangan abaikan peran penting pengecekan untuk typo atau kesalahan penulisan huruf kapital.

Selain itu, ingatlah bahwa mungkin saja penerima Anda juga memberikan alamat yang salah. Itu bisa terjadi, baik sengaja maupun tidak. Sebaiknya, lakukan peninjauan kembali terhadap alamat email yang telah Anda terima. Siapa tahu, sedikit perhatian ekstra dalam memastikan alamat email yang benar bisa menghindarkan Anda dari masalah yang tidak perlu. Jadi, jika Anda pernah bertanya-tanya mengapa email Anda gagal terkirim, pertimbangkan untuk mengawasi alamat email yang Anda masukkan dan yang Anda terima dengan lebih cermat. Semua masalah kecil itu bisa dihindari dengan sedikit perhatian ekstra.

2. Mail box sudah penuh atau inbox penerima melebihi batas

Apa yang terjadi ketika ini terjadi? Sayangnya, email Anda akan kembali kepada Anda, seperti bola yang dipantulkan dari tembok. Hingga saat ada ruang kosong yang tersedia di inbox penerima, email Anda tidak akan bisa mencapainya. Ini adalah salah satu alasan mengapa kadang-kadang kita mengalami masalah email bounce.

Namun, ada juga kemungkinan lain yang perlu Anda pertimbangkan. Mungkin saja penerima tidak lagi aktif menggunakan alamat email tersebut. Ini bisa terjadi karena mereka sudah beralih ke alamat email lain atau bahkan beralih ke platform komunikasi lainnya. Jangan khawatir, ini bukan akhir dari dunia. Langkah bijak adalah segera mengambil tindakan dengan bertanya kepada penerima tentang status email mereka. Siapa tahu, dengan berkomunikasi secara langsung, Anda bisa menyelesaikan masalah ini dengan cepat dan efisien.

3. Kapasitas email yang dikirim melebihi batas

Jika Anda pernah mengalami masalah dengan pesan email yang tidak terkirim, maka ukuran pesan bisa menjadi salah satu penyebabnya. Setiap layanan email biasanya memiliki batasan kapasitas untuk pesan yang dikirimkan, seperti misalnya batasan ukuran lampiran sekitar 2MB atau 5MB. Ketika pesan atau lampiran melebihi batas tersebut, itulah saat ketidaknyamanan dimulai. Email Anda mungkin gagal terkirim, atau pesan yang dikirim terlalu besar sehingga tidak bisa diterima dengan baik oleh kotak masuk penerima.

Bagaimana Anda mengatasi masalah ini? Ada beberapa solusi yang dapat Anda coba. Pertama, Anda bisa melakukan kompresi file, mengemas pesan atau lampiran sehingga ukurannya lebih kecil tanpa mengurangi kualitasnya. Alternatif lain adalah menggunakan perangkat lunak seperti WinRAR untuk mengompresi lampiran sebelum mengirimnya. Ini bisa sangat membantu dalam mengurangi ukuran file.

Selain itu, jika Anda menggunakan layanan email seperti Gmail dari Google, Anda bisa memanfaatkan Google Drive. Anda cukup mengunggah data atau lampiran ke Google Drive dan mengirimkan tautan kepada penerima. Ini memungkinkan Anda untuk berbagi file yang besar tanpa harus khawatir tentang batasan ukuran email. Jadi, jika Anda adalah pengguna layanan email Google, ini bisa menjadi solusi yang sangat efektif.

4. Server sedang dalam perbaikan atau down

Mungkin Anda pernah mengalami momen ketika Anda berusaha mengirim email penting dan tiba-tiba muncul pesan yang mengatakan “tidak bisa terkirim atau undeliverable.” Jangan panik, ini adalah salah satu masalah teknis yang sering terjadi dalam dunia email.

Pesan ini sebenarnya mengindikasikan bahwa server email penerima sedang menghadapi beberapa kendala teknis. Beberapa kemungkinan penyebabnya adalah server sedang mengalami kelebihan beban atau sibuk, atau mungkin server tersebut bahkan tidak dapat ditemukan. Kasus terakhir ini bisa disebabkan oleh berbagai faktor, seperti server yang sedang mengalami gangguan, terkena serangan peretasan (hacked), atau sedang dalam proses pemeliharaan.

Hal yang perlu diingat adalah bahwa masalah ini bersifat sementara. Jadi, jika Anda mengalami pesan “undeliverable,” pertama-tama cobalah untuk bersabar. Tunggu sejenak dan kemudian coba kirim email lagi. Biasanya, masalah ini akan teratasi dengan sendirinya setelah beberapa saat.

Namun, jika Anda terus-menerus mengalami kesulitan mengirim email ke alamat yang sama, ini mungkin menjadi tanda bahwa server tersebut telah mati atau domainnya sudah tidak aktif lagi. Dalam hal ini, Anda mungkin perlu mencari alternatif lain untuk menghubungi penerima email tersebut.

5. Rejected by system atau balasan otomatis

Jika Anda pernah mengalami kegagalan dalam mengirim email yang disebabkan oleh pesan “rejected by system,” maka mungkin Anda pernah berpikir bahwa email Anda tidak pernah mencapai penerima. Namun, sebenarnya, ceritanya sedikit berbeda. Email Anda tidak hilang begitu saja, tetapi justru terpantul, dan ini disebabkan oleh pengaturan yang telah diatur oleh penerima email.

Apa yang sebenarnya terjadi adalah bahwa penerima email telah mengatur kapan mereka ingin menerima pesan dan kapan mereka ingin menolaknya. Ini adalah salah satu fitur yang sering ditemui di lingkungan email perusahaan. Penerima email dapat mengelola jam kerja aktif dan jam nonaktif mereka. Ketika Anda mengirimkan email di luar jam kerja atau pada hari libur, pesan tersebut mungkin akan ditolak oleh sistem.

Ini sebenarnya adalah cara yang cerdas untuk mengatur aliran email agar sesuai dengan jam kerja dan waktu istirahat. Ini membantu penerima email untuk memisahkan pekerjaan dari waktu pribadi mereka dan menghindari tekanan dari email yang datang di luar jam kerja.

6. Account disabled

Pertama-tama, mari kita pahami bahwa setiap akun email memiliki periode ketidakaktifan yang berbeda-beda. Beberapa penyedia layanan email akan menonaktifkan akun yang tidak aktif selama 6 bulan berturut-turut. Namun, perlu diingat bahwa ini bukan berarti akun tersebut telah dihapus dari server. Akun email tersebut masih ada, tetapi tidak lagi berfungsi.

Jadi, jika Anda mengalami kegagalan pengiriman email ke akun yang tidak aktif, sebaiknya Anda berbicara langsung dengan pemilik akun tersebut. Minta mereka untuk mereset atau mengaktifkan kembali akun email mereka. Atau, jika mereka memiliki alternatif email lain yang aktif, Anda bisa mengirimkan pesan ke alamat email tersebut sebagai alternatif.

7. Penyebab lainnya

Anda mungkin pernah mengalami situasi di mana email yang Anda kirim ditolak dan Anda tidak benar-benar tahu mengapa. Nah, ini termasuk dalam kategori yang agak misterius dari bounces, yang tidak memberikan penjelasan yang jelas kepada server mengapa email Anda dipantulkan. Mungkin karena salah satu alasan yang telah dibahas sebelumnya atau mungkin karena alasan lain yang tidak dapat diidentifikasi.

Ketika Anda menghadapi masalah seperti ini, langkah pertama yang sebaiknya Anda ambil adalah segera menghubungi call center yang terkait dengan mail server yang Anda gunakan. Mereka adalah ahli dalam mengatasi masalah seperti ini dan dapat membantu Anda mencari tahu apa yang mungkin menjadi penyebabnya. Ingat, semakin cepat Anda mengambil tindakan, semakin cepat masalah ini dapat diatasi.

Selain itu, penting untuk diingat bahwa bounces tidak baik untuk daftar kontak Anda. Mengapa demikian? Karena bounces dapat berdampak negatif pada deliverability, yang merupakan seberapa baik email Anda mencapai kotak masuk penerima. Semakin banyak bounces yang Anda alami, semakin buruk juga performa kampanye email Anda.

Cara mengatasi masalah email dalam antrean dan tidak terkirim

1. Mengecek Alamat Email

Langkah awal yang perlu Anda lakukan untuk mencegah email tidak terkirim adalah dengan teliti memeriksa alamat email penerima. Ini adalah langkah yang sederhana tetapi sangat penting. Pastikan Anda memeriksa dengan cermat susunan huruf dan domain email yang Anda tuju. Mengapa ini begitu penting? Karena sebagian besar masalah email terjadi karena kesalahan penulisan alamat email.

Jika Anda memiliki keraguan tentang keakuratan alamat email, jangan ragu untuk melakukan konfirmasi dengan penerima. Mungkin ada kemungkinan kecil bahwa alamat email tersebut salah atau tidak aktif sama sekali. Dengan memastikan alamat email yang benar, Anda dapat menghindari masalah yang mungkin terjadi dalam antrean pengiriman email.

2. Mengecek Koneksi Internet

Masalah koneksi internet yang bermasalah juga bisa menjadi penyebab email tidak terkirim. Koneksi yang tidak stabil dapat menyebabkan email Anda terjebak dalam antrean pengiriman. Oleh karena itu, penting untuk secara rutin memeriksa koneksi internet Anda.

Apabila Anda mencurigai adanya masalah dengan koneksi internet, jangan ragu untuk mengatasi masalah tersebut. Anda bisa memeriksa perangkat keras seperti router atau modem, atau bahkan mencoba menghubungkan melalui koneksi internet alternatif jika memungkinkan. Selain itu, menggunakan Virtual Private Network (VPN) juga bisa menjadi solusi jika Anda ingin menjalankan pengiriman email dengan lebih lancar, terutama jika Anda berurusan dengan email yang bersifat rahasia atau sensitif.

3. Menonaktifkan dan Aktifkan Kembali Sinkronisasi Email Anda

Salah satu cara efektif untuk mencegah masalah email tidak terkirim adalah dengan mengecek sinkronisasi email Anda. Ini adalah langkah yang sederhana namun bisa sangat membantu dalam menjaga kelancaran pengiriman email pribadi Anda.

Apa yang perlu Anda lakukan adalah dengan menonaktifkan sinkronisasi email di perangkat Anda, dan kemudian mengaktifkannya kembali. Ini seolah memberikan “refresh” pada koneksi antara perangkat Anda dan server email Anda. Dengan melakukan ini, Anda dapat memastikan bahwa email Anda akan terkirim dengan lancar.

Adapun langkah-langkahnya yaitu sebagai berikut:

• Buka Email dan Akses Menu Pengaturan. Langkah pertama adalah membuka aplikasi email Anda di perangkat yang Anda gunakan. Setelah itu, cari dan masuk ke menu “Pengaturan.” Biasanya, Anda dapat menemukan menu ini dengan mengklik ikon roda gigi atau tiga titik berturut-turut di bagian atas layar, tergantung pada aplikasi email yang Anda gunakan.
• Temukan Opsi “Data Usage”. Setelah Anda masuk ke menu pengaturan, gulir ke bawah untuk mencari opsi yang disebut “Data Usage” atau “Penggunaan Data.” Opsi ini biasanya berada di bagian tengah atau bawah menu pengaturan, tergantung pada tampilan aplikasi Anda.
• Klik Bagian “Sync”. Setelah Anda menemukan opsi “Data Usage,” klik pada bagian yang berhubungan dengan “Sync.” Ini adalah bagian yang mengatur sinkronisasi email Anda dengan server email.
• Nonaktifkan Sinkronisasi. Kemudian, pada bagian “Sync,” hapus centang yang ada di sebelahnya. Dengan cara ini, Anda akan menonaktifkan sementara fitur sinkronisasi email Anda.
• Restart Perangkat Anda. Setelah Anda menonaktifkan sinkronisasi, langkah selanjutnya adalah me-restart perangkat yang Anda gunakan. Ini bisa dilakukan dengan mematikan perangkat Anda dan kemudian menyalakannya kembali. Restart akan membantu memperbarui pengaturan email dan memastikan perubahan yang telah Anda lakukan diterapkan dengan benar.
• Aktifkan Ulang Sinkronisasi. Setelah perangkat Anda kembali menyala, buka kembali aplikasi email Anda dan masuk ke bagian “Sync.” Terakhir, aktifkan kembali fitur sinkronisasi dengan mencentang kotak yang sesuai.
• Periksa Kembali Email Anda. Terakhir, setelah Anda mengaktifkan kembali sinkronisasi, periksa apakah masalah email yang tidak terkirim telah teratasi. Cobalah mengirim email lagi dan pastikan bahwa pesan Anda mencapai tujuannya dengan baik.

Dengan mengikuti langkah-langkah ini, Anda dapat mencoba untuk mengatasi masalah email yang tidak terkirim dengan cara yang sederhana namun efektif. Semoga langkah-langkah ini membantu Anda dalam menjaga kelancaran komunikasi melalui email Anda.

4. Melakukan Login Ulang Pada Email Anda

Salah satu cara yang dapat membantu mencegah email tidak terkirim adalah dengan melakukan login ulang ke dalam akun email Anda. Ini adalah prosedur yang sederhana namun efektif. Untuk melakukannya, pertama-tama, keluar dari akun email pribadi Anda. Kemudian, lakukan proses login kembali seperti biasanya.

Dengan melakukan login ulang ini, Anda memberikan kesempatan kepada aplikasi email Anda untuk memperbarui koneksi dengan server email. Kadang-kadang, masalah email yang tidak terkirim dapat teratasi hanya dengan melakukan langkah ini. Setelah Anda berhasil login kembali, cek kembali apakah email yang sebelumnya tidak terkirim sekarang telah berhasil terkirim.

5. Mengecek Ukuran File yang Dikirimkan Melalui Email

Melampirkan file dalam email adalah hal yang umum, tetapi perlu diperhatikan ukuran file tersebut. Ukuran file yang terlalu besar dapat menghambat pengiriman email. Email providers memerlukan waktu yang lebih lama untuk mengunggah dan mengirimkan file yang besar, dan ini bisa menyebabkan email Anda terjebak dalam proses pengiriman.

Jadi, pastikan untuk selalu mengecek ukuran file yang akan Anda lampirkan melalui email. Jika ukuran file terlalu besar, pertimbangkan untuk mengompresinya atau mencari alternatif lain untuk mengirimnya, seperti berbagi file melalui layanan berbasis cloud seperti Google Drive atau Dropbox.

Selain itu, pastikan koneksi internet Anda mendukung pengiriman file besar. Dengan koneksi yang stabil dan cukup cepat, Anda dapat menghindari potensi masalah email yang gagal terkirim karena file yang terlalu besar.

6. Meminimalisir Deteksi Spam

Salah satu hal yang perlu dihindari ketika mengirim email adalah terdeteksi sebagai spam oleh sistem email providers. Ini bisa menghambat pengiriman email Anda dan bahkan membuat email Anda tidak terkirim sama sekali. Oleh karena itu, sangat penting untuk menghindari mengirimkan email yang sama dalam jumlah yang besar atau pada waktu yang sama kepada penerima yang sama.

Tindakan yang dapat Anda lakukan untuk meminimalisir risiko terdeteksi sebagai spam adalah dengan meningkatkan email deliverability dan reputasi IP Anda. Salah satu cara untuk melakukannya adalah dengan menggunakan SMTP Relay dalam sistem pengiriman email Anda. SMTP Relay adalah cara untuk mengirim email melalui server yang memiliki reputasi baik, sehingga memungkinkan email Anda untuk mencapai kotak masuk penerima dengan lebih baik.

7. Bersihkan Email List Anda

Bounce rate yang tinggi dapat menjadi masalah serius dalam pengiriman email. Bounce rate adalah persentase email yang tidak dapat dikirim ke penerima karena alamat emailnya invalid atau tidak aktif. Bounce rate yang tinggi dapat menyebabkan penurunan reputasi pengiriman email Anda.

Cara untuk mengurangi bounce rate adalah dengan membersihkan daftar email Anda secara berkala. Ini berarti menghapus alamat email yang sudah tidak valid atau tidak aktif. Dengan cara ini, Anda dapat memastikan bahwa orang-orang yang menerima email Anda adalah orang-orang dengan alamat email yang aktif, yang akan meningkatkan tingkat pembukaan (open rate) email yang Anda kirimkan.

Dengan mengikuti langkah-langkah ini, Anda dapat meminimalisir risiko email Anda terdeteksi sebagai spam dan menjaga daftar email Anda tetap bersih. Semua ini akan membantu meningkatkan keberhasilan pengiriman email Anda dan menjaga reputasi pengiriman email yang baik. Semoga langkah-langkah ini membantu Anda dalam menjaga efektivitas komunikasi melalui email Anda.

Kapasitas Mb maksimal kirim email

Jika Anda sering berkomunikasi melalui email, mungkin pernah mengalami situasi di mana percakapan berlanjut dengan cepat di kotak masuk Anda. Gmail memahami kebutuhan Anda untuk tetap terhubung, itulah sebabnya Anda dapat menerima email hingga 50 MB.

Namun, perlu diingat bahwa ada batasan untuk mengirimkan lampiran file yang besar. Jika Anda perlu mengirim file yang berukuran lebih dari 25 MB, jangan khawatir. Anda dapat dengan mudah menggunakan Google Drive atau layanan berbagi file lainnya sebagai solusi. Dengan begitu, Anda tetap bisa berbagi berkas besar dengan teman, keluarga, atau rekan kerja Anda tanpa hambatan.

Jadi, jangan biarkan ukuran berkas menghalangi komunikasi Anda. Gmail memberikan fleksibilitas kepada Anda untuk tetap terhubung dengan cara yang paling nyaman, bahkan jika ada batasan ukuran file yang harus diatasi.

Cara mengirim file besar lewat email

Pernahkah Anda mengalami situasi di mana Anda perlu mengirim file dengan ukuran lebih besar melalui Gmail? Gmail membatasi ukuran lampiran hingga 25 MB, namun jangan khawatir, ada solusi untuk mengatasi kendala ini.

Untuk mengirim file besar, seperti video atau berkas besar lainnya, Anda bisa memanfaatkan Google Drive. Pertama, simpan file besar tersebut di Google Drive Anda. Setelah itu, cukup sertakan link ke file Drive tersebut dalam email Anda. Ini adalah cara yang efektif untuk membagikan berkas besar tanpa harus menghadapi batasan ukuran lampiran Gmail.

Dengan menggunakan Google Drive, Anda dapat dengan mudah berbagi file besar dengan teman, keluarga, atau rekan kerja Anda tanpa khawatir pesan email Anda terjebak dalam antrean atau tidak terkirim. Jadi, jangan ragu untuk memanfaatkan layanan yang disediakan oleh Google Drive untuk membuat pengiriman file besar menjadi lebih lancar dan efisien.

Cek juga Ini Cara Daftar Akun Email